6月毕业季在即,全国各大高校进入“盖章需求爆发期”。各类“证书、就业协议、证明、成绩单、推荐表、介绍信等”高频常用文件盖章需求短期内多达数万份,不仅各院系教职工疲于应对机械化的盖章工作,毕业生也面临来回跑腿盖章的麻烦。

契约锁高校电子签方案联合高校教务系统、网上办事大厅、就业管理系统、OA软件以及自助办事设备、打印机,帮助高校实现毕业季文件“院系线上审批、批量盖章、学生自助盖章”,解决高校内部人工面签面审、手动敲章、异地盖章难等麻烦,让学生便利、为高校减负,轻松应对毕业季。

场景看点
高校毕业季常用6类电子签场景

就业实习类
毕业生就业、实习阶段,为了方便统计毕业生就业数据要求与高校、用人单位签署就业协议,此外成绩单、学校推荐信等也是入职实习的常见资料之一,签署量大、频率高,线下签署面临异地盖章、毕业生来回跑腿等麻烦,学校盖章工作量大。

· 就业协议
契约锁连接高校就业信息管理系统、各省市学生就业信息网站,打造面向毕业生、高校以及用人单位的“就业网上签约”平台。就业协议书最快20分钟内在线网签办结,解约、毕业生去向登记、就业数据分析、备案全程数字化。

效果:毕业生无需在学校和用人单位之间来回跑;打开手机就能查看签署进度;已签的PDF电子文件随时可以下载使用;高校自动归档保存。

· 成绩单(中/英文)

契约锁与高校教务系统、权威CA全面打通,帮助打造面向毕业生的电子成绩单自助盖章平台。学生通过手机或校园设备即可自主申办电子成绩单,契约锁帮助生成加盖电子印章的PDF文件,只需几分钟即可下载使用。

效果:电子成绩单实现远程办、自助办、支持学信网验真;学生信息及其成绩数据自动填入模板生成电子文件并盖章,无需人工干预,随需办理。

· 就业推荐表
通过在校内业务系统中引入电子签章,毕业生在校园网上办事大厅即可申请出具推荐表,审批通过后学生信息自动写入模板、自动完成经办部门盖章,快速生成加盖电子印章的电子推荐表。

效果:毕业生自主申请、线上审批、自动填单成表、经办部门自动盖章,减少不必要的咨询、沟通,随需而办。

考公推荐类
应届毕业生有考公需求的常常需要办理加盖院办及教务处印章、负责人签字的招考录用推荐表,涉及签署环节多、学生带着材料跑了多个部门才能办结。

· 各单位招录/公务员报名推荐表

毕业生登录校内网上办事大厅自主发起推荐表办理申请,校方审核通过后即可将该学生的信息自动填入电子模板并发起校内签署流程。短信通知校内经办人、院系及教务处印章管理员在线盖章。
效果:学生申办、校方审核线上开展,模板帮助自动填单、一键生成推荐表,短信通知各环节负责人实名签字、盖章,无需手动填写材料、无需四处跑腿,办事更便捷。

党政关系接收及落户类
应届毕业生档案迁回户籍所在地,或者考研升学的过程中存在党/团组织关系接收需求,需要提供经高校党/团支部盖章的介绍信、调档函以及政审表等材料。

· 党组织关系介绍信/党员档案调档函/政审表

毕业生可以将符合研究生院校要求的介绍信、调档函以及政审表等文件上传到本科高校内部网上办事大厅发起内部党委盖章,一天内即可获得加盖电子印章的PDF文件,支持防伪打印输出,提升服务效率。
效果:电子文件全程防篡改、可验真,提升材料合规性。

证书发放类
证书文件签署量大且合规要求高,毕业季期间高校要集中处理上万份证书盖章工作,工作量大、干预因素多。
· 毕业证书
高校教务系统直接与契约锁电子签章打通,为不同院系、专业预置电子文件模板,每年毕业季,只需一位教务人员就能通过契约锁批量完成证书盖章工作。

· 奖学金证书
连接高校教务系统以及网上办事大厅,随时为毕业生提供获奖信息查询、证书补办盖章等服务。系统根据毕业生信息自动调取获奖信息并通过契约锁模板生成电子证书文件,自动加盖电子印章,即时生成PDF电子证书供毕业生下载使用。

效果:支持OFD、PDF格式电子文件盖章需求;证书真伪线上可查;大批量文件实现批量盖章、自动盖章,简化校内盖章工作,提升毕业生服务效率。

常用证明类
在毕业生就业实习期间可能要求提供在校成绩证明、学籍证明等资料,此类证明不仅需求量大且签署工作机械化,人工办理程序繁琐且占用大量精力。

· 学籍证明/毕业证明/在校证明/评奖评优证明/毕业生未签约证明

契约锁可以帮助连接高校网上办事大厅及校内自助办事设备,让毕业生实名登录校内系统即可远程办理各类证明,契约锁可以根据证明类型自动关联盖章流程及模板,仅需几分钟即可自动盖章生成电子证明。

(登录校园网上办事大厅,按需办理证明)

效果:证明电子模板应用;实现证明批量盖章、自动盖章;自助打印输出,随时随地开证明。

档案确认及归档类

毕业季高校内部必须同步做好毕业生信息登记以及档案归档,传统模式下全凭人工手动登记毕业生信息、集中整理毕业生资料并手动盖章归档,可能存在信息多填、漏填、错填现象,上万人的档案资料盖章归档工作量大。
· 档案资料归档
与高校档案系统、教务系统打通,在毕业生资料归档环节,将与毕业生有关的教务信息自动关联,一键发起归档审批,归档员电子签名、盖章,尽可能省去纸质资料报送、周转、整理、盖章的麻烦。

· 毕业生登记表

毕业生登记表记录了毕业生在校期间的所有经历,需要统一归入学生档案。登记表信息生成后必须经学生本人及辅导员签字确认、并加盖院系公章。

通过电子签章的应用,学校可以直接在教务系统中上传登记表信息、发起在线签署流程,学生、辅导员在线预览PDF信息表并实名签字确认结果,系统自动完成院系盖章及信息表归档。

效果:PDF电子登记表信息全程防篡改、确保各环节本人签字、高效合规完成毕业生档案归档。
多样化工具提升毕业季材料盖章效率

· 万份文件批量盖章:证书、证明、协议等签署量多达上万份的文件,一键勾选、批量盖章,1人即可应对。

· 电子模板一键成文:提供证书、证明、成绩单、就业协议等文件电子模板,智能套用、一键生成标准文件,减少人工校对、审批时间。

· 统一全校用章平台:为全校各院系、各部门提供统一的制章、用章、控章服务,各类毕业季资料线上审批即可盖章。

· 实名认证确保操作可信:凡是需要毕业生、校内教职工或者实习单位操作的环节都能开启实名认证,确保本人操作。
· 盖章文件在线验真:成绩单支持学信网验真,各类在线签署的文件直接上传电子签章系统即可查验签字及印章真伪情况。

· 数据报表智能统计就业数据:各院系线上签署的就业协议数据通过数据报表功能自动统计分析,自动生成就业数据,省去人工统计的麻烦,数据更精准。

总结

契约锁高校电子签及印控平台融合了“印章制作及管理、批量盖章、电子模板、身份认证、文件验真、数据统计分析、移动签署等”丰富功能,围绕高校毕业季、日常管理及教学等用章需求构建电子签场景,化解毕业季集中抽调人员盖章、学生异地用章来回跑、纸张费用成本高、用印数据难知晓等多种难题,提升全校师生盖章服务体验,助力数字化校园建设!